InfoSERVER automatiza comunicação interna de Instituição Financeira com Workflow de Publicação

Com o objetivo de facilitar o fluxo de informações de uma das principais Instituições Financeiras, a InfoSERVER foi responsável pelo desenvolvimento de um projeto de workflow de publicação. A iniciativa surgiu pela satisfação de outros serviços já prestados pela empresa a esse cliente.

O projeto teve início quando a Instituição apresentou uma demanda para aprimorar o processo de distribuição e publicação de normas e notícias internas, que, anteriormente era feito de forma manual. Ou seja, os documentos, caracterizados como informativos institucionais, apresentavam uma linha de produção que exigia disponibilidade de tempo e maiores recursos para sua produção.

Para distribuir as normas, o processo de aprovação das mesmas pelos gestores exigia o envio via correio e/ou malotes e, posteriormente, uma nova remessa para as agências de todo o Brasil com o intuito de informar todos os colaboradores sobre as novidades da Instituição. Este procedimento gerava excesso de dedicação a uma tarefa que poderia ser automatizada.

Após a análise do ambiente de TI, a InfoSERVER propôs a implantação de um sistema para otimizar a disseminação das informações. Sua forte parceria com a Microsoft, alinhada ao conhecimento dos 10 profissionais certificados pela fabricante envolvidos no projeto, possibilitou o desenvolvimento de uma solução para o cliente. O sistema foi customizado com base em tecnologias de publicação e centralização de documentos da Microsoft.

Um Workflow Orientado a tomada de decisão, que permitiu a modificação do fluxo de encaminhamento dos documentos pelos usuários habilitados, em qualquer momento, também foi integrado ao sistema. O aplicativo trouxe segurança da informação, pois registra as datas, horários e usuários que realizaram qualquer tipo de alteração nos informativos.

Tanto a aprovação quanto a distribuição das normas receberam automatização. A solução permitiu que os dados ficassem centralizados na rede da Instituição, com a possibilidade de publicação, acompanhamento e aprovação pelos gestores em tempo real, visualização pelos colaboradores e edição pelos analistas responsáveis.

Com duração de um ano, o projeto foi entregue em novembro de 2007 e trouxe resultados como a segurança no trâmite de informações, por estarem disponíveis internamente, e a diminuição do custo operacional pela redução de papéis e da demanda dos profissionais responsáveis por impressão e envios. Além disso, o controle da versão permite que todas as alterações feitas sejam salvas no sistema.

“Este projeto fez com que a InfoSERVER enxergasse uma nova demanda de mercado. Incorporamos este sistema, de forma padronizada, ao nosso portfolio, fruto desse trabalho, que recebeu o nome de InfoNORMAS. Seu foco tem base na otimização e automatização dos processos manuais de grandes corporações”, explica Gustavo Perez, Arquiteto do Sistema na InfoSERVER.

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